VERI*FACTU y los nuevos sistemas de facturación: qué tendrán que hacer empresas y autónomos en 2027
Durante el próximo año 2027 entrarán en vigor las nuevas obligaciones aplicables a los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresas, autónomos y profesionales.
La nueva normativa no significa que todos los empresarios tengan que enviar automáticamente sus facturas a Hacienda. Lo que exige es que, cuando se utilice un sistema informático de facturación, este cumpla determinados requisitos de seguridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por ello, es importante comprobar con suficiente antelación que el programa utilizado para emitir facturas estará correctamente adaptado.
¿Cuándo será obligatorio?
La normativa establece dos fechas diferentes:
Antes del 1 de enero de 2027: deberán estar adaptados los sistemas utilizados por los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados por el Reglamento.
Antes del 1 de julio de 2027: deberán estar operativos los sistemas adaptados para el resto de empresarios y profesionales incluidos en la normativa, entre ellos los trabajadores autónomos que desarrollen actividades económicas.
Por tanto, las empresas y profesionales que actualmente utilizan programas para confeccionar sus facturas deberían revisar durante 2026 si su software cumple ya los nuevos requisitos.
¿Qué cambia en los programas de facturación?
Los sistemas informáticos de facturación deberán generar un registro de facturación asociado a cada factura y garantizar que la información no pueda ser alterada o eliminada sin dejar rastro.
La normativa persigue garantizar la:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad de los registros de facturación.
Las facturas emitidas mediante estos sistemas deberán incorporar también el correspondiente código QR tributario.
VERIFACTU o NO VERIFACTU: dos formas de cumplir
La normativa permite utilizar dos modalidades diferentes.
Sistema VERI*FACTU
Es el sistema que remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados al emitir las facturas.
La transmisión se realiza de forma continuada y electrónica a la AEAT.
Al enviarse los registros a Hacienda, el cumplimiento de determinadas obligaciones técnicas resulta más sencillo para el usuario.
Las facturas emitidas mediante esta modalidad incorporarán la indicación “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
Sistema NO VERI*FACTU
También será posible utilizar un programa adaptado que no envíe automáticamente los registros de facturación a Hacienda.
En este caso, será el propio sistema el que deba conservar los registros y garantizar especialmente su integridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación durante los plazos legalmente establecidos.
Además, estos sistemas están sometidos a requisitos técnicos adicionales, como la existencia de determinados registros de eventos.
Por tanto, VERI*FACTU no significa que todos los empresarios y autónomos estén obligados a enviar cada factura automáticamente a Hacienda. El empresario puede utilizar, cuando resulte aplicable el Reglamento, una de las dos modalidades admitidas.
¿Quiénes quedan fuera de estas obligaciones?
Existen determinados supuestos en los que el Reglamento no resulta aplicable.
Empresas acogidas al SII
Los contribuyentes que llevan sus libros registro de IVA mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan excluidos de la aplicación obligatoria de este Reglamento respecto de sus propias facturas.
El SII y VERI*FACTU son sistemas diferentes y sus ámbitos de aplicación son excluyentes.
¿Puedo seguir haciendo las facturas con Word o Excel?
Este es uno de los aspectos que más dudas está generando.
Utilizar Word, Excel, Numbers, Pages u otros programas similares no convierte automáticamente ese programa en un sistema informático de facturación sometido al Reglamento.
La propia Agencia Tributaria ha aclarado que el Reglamento no resulta aplicable cuando estos programas se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Confeccionar e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Incluso la realización de listados o determinados sumatorios no implica necesariamente que exista un sistema informático de facturación.
Cuidado con automatizar Excel
La situación cambia cuando Excel, Word u otro programa se utiliza además para procesar automáticamente la información de las facturas y obtener resultados destinados al cumplimiento de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, la AEAT señala expresamente que una hoja Excel utilizada con una macro para generar el libro registro de facturas expedidas sí puede considerarse un sistema informático de facturación y, en consecuencia, deberá cumplir los requisitos establecidos por el Reglamento.
Por tanto, no debe atenderse únicamente al nombre del programa, sino a cómo se utiliza realmente.
Hacienda dispone de una aplicación gratuita de facturación
Para aquellos autónomos, profesionales o pequeños empresarios que emitan pocas facturas y no quieran contratar un programa comercial, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación en modalidad VERI*FACTU.
Esta herramienta permite confeccionar facturas y cumplir con los requisitos establecidos en la normativa mediante la remisión de los correspondientes registros a la AEAT.
Puede ser una alternativa especialmente interesante para profesionales y pequeños negocios con un volumen reducido de facturación.
¿Qué deberían hacer las empresas y autónomos durante 2026?
Nuestra recomendación es no esperar a los últimos meses antes de la entrada en vigor.
Si actualmente utiliza un programa para emitir sus facturas, debería contactar con el proveedor y comprobar:
- Si el programa estará adaptado al Real Decreto 1007/2023.
- Desde qué fecha estará disponible la versión adaptada.
- Si funcionará mediante VERIFACTU o permitirá elegir entre VERIFACTU y NO VERI*FACTU.
- Cómo se realizará la actualización del programa.
- Si tendrá algún coste adicional.
- Cómo se conservarán y gestionarán los registros de facturación.
La propia Agencia Tributaria recomienda la adopción anticipada de sistemas adaptados para evitar problemas de última hora.
No espere a 2027 para revisar su programa de facturación
Las fechas pueden parecer todavía lejanas, pero la adaptación puede requerir cambios en los programas utilizados habitualmente por empresas y profesionales.
1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados.
1 de julio de 2027: resto de empresarios y profesionales afectados, incluidos los autónomos.
Si utiliza actualmente un programa de facturación, es conveniente contactar con su proveedor durante 2026 y confirmar por escrito que estará correctamente adaptado en la fecha correspondiente.
Y si todavía no utiliza ningún programa de facturación, puede valorar entre contratar un software adaptado o utilizar la aplicación gratuita VERI*FACTU de la Agencia Tributaria.
Gestoría Mahillo: resolvemos tus dudas sobre VERI*FACTU
En Gestoría Mahillo, S.L.P. podemos analizar cómo afecta la nueva normativa de facturación a cada empresa, autónomo o profesional y resolver las dudas relacionadas con su implantación.
La obligación no es exactamente igual para todos los contribuyentes y resulta especialmente importante analizar los casos en los que se factura mediante Word, Excel, programas de gestión o sistemas integrados con la contabilidad.
No espere al último momento. Durante 2026 es recomendable comprobar que su sistema estará preparado para las obligaciones que entrarán en vigor en 2027.
Gestoría Mahillo, S.L.P.
Asesoramiento fiscal, laboral y administrativo para empresas y autónomos.